La pratica dello shadow IT e’ l’utilizzo di sistemi informatici, dispositivi, software, applicazioni e servizi senza l’approvazione esplicita del reparto IT. Negli ultimi anni e’ cresciuto in modo esponenziale con l’adozione di applicazioni e servizi basati sul cloud.

Se da un lato lo shadow IT potrebbe migliorare la produttivita’ dei dipendenti e guidare l’innovazione, dall’altro puo’ anche introdurre gravi rischi per la sicurezza dell’organizzazione a causa di data breach, potenziali violazioni della conformita’ e altro ancora.

Perche’ gli utenti praticano shadow IT

Uno dei motivi principali per cui i dipendenti applicano lo shadow IT e’ semplicemente quello di lavorare in modo piu’ efficiente. Uno studio RSA del 2012 ha riportato che il 35% dei dipendenti ritiene di dover aggirare le politiche di sicurezza della propria azienda solo per riuscire a svolgere il proprio lavoro a dovere. Ad esempio, un dipendente potrebbe scoprire un’applicazione di condivisione dei file migliore di quella ufficialmente consentita. Una volta che inizia a utilizzarla, l’uso potrebbe diffondersi ad altri membri del suo reparto.

La rapida crescita delle applicazioni consumer basate sul cloud ha anche aumentato l’adozione di pratiche shadow IT. Sono ormai lontani i tempi dei software confezionati; applicazioni comuni come Slack e Dropbox sono disponibili con un semplice clic, e i dati aziendali vengono facilmente copiati oltre le applicazioni di lavoro anche ai dispositivi personali dei dipendenti, come smartphone o laptop, soprattutto in condizioni di lavoro di tipo BYOD (Bring Your Own Device).

Shadow IT: rischi e sfide per la sicurezza

Il punto e’ che se il reparto IT non e’ a conoscenza dell’uso di un’applicazione, non puo’ supportare o garantire che sia sicura. L’azienda analista di settore Gartner prevedeva, nel 2018, che entro il 2020, un terzo degli attacchi di successo che le aziende sperimentano si concentrano sulle loro risorse soggette a shadow IT.

Anche se e’ chiaro che la pratica non scomparira’, le organizzazioni possono minimizzare i rischi educando gli utenti finali e prendendo misure preventive per monitorare e gestire le applicazioni non autorizzate.

Non tutto lo shadow IT e’ intrinsecamente pericoloso, ma alcune funzionalita’ come la condivisione dei file e l’archiviazione e la collaborazione (ad esempio, Google Docs) possono provocare fughe di dati sensibili. Questo rischio va oltre le sole applicazioni: lo studio RSA riferisce anche che il 63% dei dipendenti invia documenti di lavoro alla propria email personale per lavorare da casa, esponendo i dati a reti che non possono essere monitorate.

In tempi come quello che stiamo vivendo, in cui il telelavoro e’ incentivato e, in alcuni casi, l’unica soluzione possibile, e’ indispensabile avere un’occhio di riguardo per le applicazioni in uso nei computer dei dipendenti.

Vantaggi di Shadow IT

Nonostante i rischi, lo shadow IT ha i suoi vantaggi. Ottenere l’approvazione dell’IT puo’ richiedere tempo che i dipendenti non possono permettersi di perdere. Per molti dipendenti l’approvazione e’ un collo di bottiglia per la produttivita’, soprattutto quando possono ottenere la soluzione in pochi minuti.

Avere l’IT che si comporta come un “Grande Fratello” orwelliano non sempre favorisce la produttivita’. Discernere i casi di shadow IT positivo puo’ essere il miglior compromesso. Trovare una via di mezzo puo’ consentire agli utenti finali di ricercare soluzioni che funzionano meglio per loro. In questo modo si da tempo all’IT di controllare i dati e le autorizzazioni degli utenti per le applicazioni. Se gli utenti finali non hanno bisogno di richiedere nuove soluzioni, si da tempo al reparto IT di concentrarsi su attivita’ piu’ critiche.

Difesa proattiva

Qualunque sia il motivo per cui lo shadow IT avviene, se il reparto IT non ne e’ a conoscenza, il rischio di breach e’ elevato. Quello che i reparti addetti alla cyber security aziendale dovrebbero fare, e’ mettere in campo sistemi automatizzati di controllo del traffico e del comportamento.

La soluzione offerta da un SOC as a Service e’ la piu’ completa sotto questo aspetto. Consente di tenere sotto controllo tutti i dispositivi del sistema e monitorare anche i comportamenti degli utenti.

Grazie ai sistemi Nextgen SIEM e UEBA, infatti, la raccolta dei dati di utilizzo e’ facile e gestibile in tempo reale. I dati raccolti sono arricchiti e aggregati per dare agli analisti la visione piu’ completa possibile e permettere l’intervento rapido. Il sistema UEBA, intanto, verifica che non ci siano comportamenti anomali da parte degli utenti o traffico sospetto di dati in uscita.

Lo shadow IT, per quanto non sia solitamente un attacco malizioso, e’ una pratica che dovrebbe essere scoraggiata e, in quanto rischiosa, bloccata sul nascere.

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